Revisión de Freshbooks: La Plataforma de Facturación y Contabilidad en la Nube Amigable

Como nuevo propietario de un pequeño negocio, una de las primeras herramientas en las que invertirás es en un buen software de contabilidad. Enviar facturas profesionales, rastrear tus gastos y procesar pagos es uno de los fundamentos básicos del negocio. Quiero decir, por divertido que sea manejar tu propio negocio, estás en esto por el dinero, ¿verdad?

El software de contabilidad ha recorrido un largo camino. Tanto así que ya no tiene sentido llamarlo software.

Ahora todo se hace en línea. Los días de introducir un disco en la vieja unidad de CD-ROM e instalar la última versión de QuickBooks en tu disco duro son cosa del pasado.

(Ugh, recuerdo esos días. \_escalofríos_\) FreshBooks no es diferente. Su plataforma de contabilidad está completamente alojada en línea y es accesible a través de la NUBE. Sin CDs, sin descargas, sin actualizaciones que implementar. Simplemente inicia sesión.

Es la plataforma de facturación que he utilizado desde el principio de mi negocio de diseño web. Permíteme contarte por qué.

\NOTA: _Todos los capturas de pantalla de FreshBooks en acción son de una cuenta demo que creé. ¿No pensaste realmente que compartiría mis finanzas para que todos las vean, verdad?_\

Características de FreshBooks

Tablero

Nadie quiere pasar todo su día creando facturas y tecleando números. El Tablero de FreshBooks se asegura de que nunca tengas que hacerlo.

Ofrece un resumen rápido (y hermoso) de la situación financiera de tu negocio tan pronto como inicias sesión. Todo en una página, puedes descubrir:

• Cuánto dinero te deben

• Qué facturas están pendientes y vencidas

• Cuánto dinero has ganado (o perdido) en las últimas semanas, meses e incluso años

• Dónde gasta la mayor parte de su dinero tu negocio

• Acceso a informes potentes y automatizados que te brindan una visión aún más profunda (más sobre eso más tarde)

Nuevamente, todo esto se hace en una página. Es fácil de navegar, y a menudo encontrarás que nunca necesitas ir a otra página para obtener la información que estás buscando.

Facturación

Una buena plataforma de contabilidad es solo tan buena como sus capacidades de facturación. La facturación es donde FreshBooks comenzó, y lo que atrajo a casi 10 millones de clientes que ahora presumen.

FreshBooks cambió el juego de la facturación. En un momento en que la mayoría de las personas todavía utilizaban CDs de QuickBooks sobrevalorados, FreshBooks introdujo una plataforma de facturación en la nube innovadora. Todo a un precio asequible.

Con el FreshBooks rediseñado, dejan claro que no planean desacelerar pronto. De hecho, FreshBooks puede incluso haber logrado hacer que facturar sea _divertido_.

Aquí están todas las características que puedes esperar obtener de la plataforma de facturación de FreshBooks:

• Personalización completa de tus facturas

• Recibir pagos con depósitos

• Recibir pagos con tarjetas de crédito

• Personalización de fechas de vencimiento

• Crear descuentos rápidos

• Crear y enviar estimaciones a prospectos

• Procesamiento de pagos en línea

• Cobrar recargos por pagos tardíos

• Crear facturas recurrentes y recibir pagos automáticamente

• Múltiples monedas en múltiples idiomas

• Portales de cliente de marca blanca

• Enviar recordatorios de pagos tardíos a tus clientes

• Cobrar impuestos sobre ventas

• Ofrecer crédito al cliente

• Rastrear pagos fuera de línea

• Enviar correos electrónicos o correo postal

• Circulaciones fiscales automatizadas

• Previews de facturas

• Saber cuándo tu cliente ha visto la factura

• Automatización completa de la facturación (extremadamente útil para productos de suscripción)

Mis características favoritas son las que me permiten automatizar mi negocio. Puedo enviar automáticamente facturas, cargar la tarjeta de crédito de mi cliente y enviarle un recibo.

Esto es increíblemente útil cuando tienes productos de suscripción, como yo.

Procesamiento de pagos

Cuando se trata de recibir pagos de los clientes, FreshBooks tiene varias opciones. Puedes registrar pagos a las facturas a través de métodos tradicionales como:

• Cheque

• Transferencia bancaria

• Efectivo

• Débito

Pero hoy en día, cada negocio quiere recibir pagos a través de tarjeta de crédito. Si estás vendiendo productos en línea, es _absolutamente_ esencial.

Pagos de FreshBooks

El nuevo FreshBooks ahora incluye su propio procesador de pagos con tarjeta de crédito integrado. FreshBooks se integró con WePay para manejar las transacciones. Las tarifas que cobran son competitivas con los estándares de la industria: 2.9% + $0.30 por transacción para Visa y MasterCard, y 3.5% + $0.30 para American Express. Te pagan mediante depósito directo en tu cuenta bancaria en 2-5 días hábiles.

Stripe

Tu otra opción es Stripe. Stripe es uno de los procesadores de pagos más populares del mundo y el que he estado usando desde que comencé mi negocio. No puedo recomendarlo lo suficiente.

Las tarifas que cobran son las mismas que las de los Pagos de FreshBooks. (Los Pagos de FreshBooks vinieron después de Stripe, así que naturalmente no querían cobrar más)

Stripe también te paga mediante depósito directo en 2-5 días hábiles.

Pagos de FreshBooks vs Stripe (el poder de la automatización)

Pero Stripe hace un mejor trabajo gestionando suscripciones de clientes y cargando automáticamente su tarjeta de crédito cada mes. Por lo que entiendo, los Pagos de FreshBooks no te permiten ingresar manualmente la tarjeta de crédito de un cliente y la información de facturación tú mismo. Tu cliente tiene que hacerlo él mismo a través de su portal en línea.

Personalmente, me gusta tener el control. Stripe FTW.

¿No hay PayPal?

Esto es un gran descuido por parte de FreshBooks.

El nuevo FreshBooks eliminó la opción de recibir pagos de clientes a través de PayPal, lo cual no me impresiona. Aunque no soy un fanático de PayPal en absoluto, sigue siendo uno de los procesadores de pago en línea más populares del mundo.

Claramente, FreshBooks quiere que más personas usen su propio procesador de pagos, pero eliminar opciones para tus clientes no es la forma de hacerlo.

Espero que se den cuenta de su error y regresen la integración de PayPal en el futuro.

Mientras tanto, aún puedes aceptar pagos directamente a través de PayPal, y luego registrar manualmente el pago en FreshBooks. No es tan atractivo, pero funciona.

Seguimiento de gastos

Tienes que gastar dinero para ganar dinero. FreshBooks hace que sea muy fácil llevar un registro de tus gastos comerciales importando automáticamente tus compras de tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

Simplemente conecta tus cuentas financieras a FreshBooks, y observa cómo sucede la magia.

FreshBooks dice que admiten cuentas de más de 14,000 instituciones financieras, así que hay una buena probabilidad de que la tuya esté incluida.

Personalmente uso la cuenta corriente de Tangerine (usa mi Clave Naranja 40928439S1 para obtener $50 cuando te registres) y la tarjeta de crédito Rewards de Rogers. (sin tarifas de transacción en el extranjero lo hace una opción muy atractiva para un viajero como yo) Consejo Profesional: Si no lo has hecho aún, abre una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito que sean solo para tu negocio. Si mezclas los gastos comerciales con tus gastos personales en la misma cuenta, FreshBooks no podrá notar la diferencia y importará todo. Confía en mí, tener cuentas separadas te ahorrará mucho tiempo en la temporada de impuestos.

Gestión de proyectos

Tiendo a trabajar en solitario, solo contratando ocasionalmente a contratistas. Pero si tienes un equipo al que gestionar y colaborar, las características de gestión de proyectos de FreshBooks pueden ser una buena opción para ti.

Te permite:

• Colaborar con clientes, contratistas y empleados

• Compartir imágenes y archivos

• Establecer fechas de vencimiento de proyectos

• Chatear con miembros del equipo

• Mantener la información del cliente todo en un solo lugar (archivos, documentos, obras de arte, finanzas, todo...)

Todo esto está incluido en tu suscripción. No hay costo adicional. Quizás puedas ahorrarte los $10/mes que gastas en Dropbox y cambiarte a FreshBooks…

Seguimiento del tiempo

Junto con la gestión de proyectos, FreshBooks te ayuda a gestionar tu tiempo (y el de tu equipo).

Dependiendo de tu línea de trabajo, es posible que estés facturando a tus clientes por hora. Como tal, tus clientes querrán tener un informe detallado de exactamente cómo estás gastando tu tiempo. El tiempo = dinero, después de todo.

¿Qué se incluye en la herramienta de gestión de tiempo de FreshBooks?

• Temporizador (duh)

• Hojas de tiempo del equipo

• Desglose claro de cada día

• Seguimiento contra clientes y proyectos

• Facturación automática por horas registradas por proyecto

• Gerentes de proyecto

• Rastrear tiempo no facturado

Rastrea todo tu tiempo dentro de FreshBooks, luego convierte ese tiempo en una factura con un simple clic del botón. O simplemente podrías usarlo como tu rastreador personal de productividad.

Informes contables e impuestos

Esta es una de mis características favoritas de FreshBooks. Con un par de clics, FreshBooks generará informes potentes que te darán una visión profunda de tu negocio.

Aquí hay solo una muestra de los tipos de informes que obtienes:

• Ganancias y pérdidas por:

• Trimestre

• Año

• Resúmenes de impuestos sobre ventas

• Antigüedad de cuentas

• Detalles de facturas para cualquier y todas las facturas alguna vez

• Informes de gastos por:

• Categoría

• Vendedor

• Cliente

• Autor (la persona que compra las cosas)

• Detalles de entrada de tiempo por:

• Más variedades de las que puedes contar

Tus datos son una mina de oro. Es más importante que nunca tratarlos como oro, e ir a buscarlos. FreshBooks es la herramienta que te ayudará a hacerlo.

Aplicaciones e integraciones

Nuestro mundo moderno está inundado de aplicaciones. Las mejores son las aplicaciones que están diseñadas para comunicarse y colaborar con otras. Afortunadamente, FreshBooks sabe esto, y ha construido su plataforma para funcionar bien con otros.

Desde Gmail y Shopify, hasta Zapier y Capsule, FreshBooks se integra con docenas de otras plataformas. CRM’s, gestores de productividad, plataformas de comercio electrónico, lo que sea.

Aplicación móvil

Con el lanzamiento del FreshBooks completamente nuevo llegó la liberación de una aplicación móvil totalmente nueva también.

La aplicación móvil ha mejorado significativamente. Casi cualquier cosa que puedas hacer en la versión de escritorio también se puede hacer en la aplicación móvil. Crear y enviar facturas, registrar pagos, rastrear e importar gastos, gestionar proyectos y rastrear tu tiempo.

Por lo que puedo ver, lo único que no puedes usar es la función de informes. Considerando lo poco que realmente necesitarías generar informes sobre la marcha, esto no es un gran contratiempo.

La aplicación está disponible tanto para iOS como para Android. Aún no hay noticias sobre una versión para Windows, pero, honestamente, ¿a quién le importa?

Precios de FreshBooks

FreshBooks solía tener una versión gratuita que solo te permitiría facturar a aproximadamente 5 clientes, pero parece que la han eliminado con el lanzamiento de los nuevos FreshBooks. Ahora, ofrecen una prueba gratuita completa de 30 días de la versión Plus.

Honestamente, nunca usé la versión gratuita. Fui directamente al modelo de pago. Vale la pena.

FreshBooks tiene tres planes de precios para elegir. La diferencia en los planes simplemente se reduce a cuántos clientes tienes:

1. FreshBooks Lite: $15/mes (Facturar hasta 5 clientes)

2. FreshBooks Plus: $25/mes (Facturar hasta 50 clientes)

3. FreshBooks Premium: $50/mes (Facturar hasta 500 clientes)

Este precio está a la par con el resto de la industria. Su competidor más grande, QuickBooks, cobra $27/mes por su plan "Plus". Personalmente, creo que es un producto inferior.

Soporte

A veces te vas a quedar atascado. Y cuando lo hagas, querrás ayuda. Rápido.

Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen una variedad de soluciones que se dividen en dos categorías:

• Autoayuda (a través de preguntas frecuentes, bases de conocimientos y tutoriales)

• Comunicación (a través de teléfono, correo electrónico, texto y chat)

FreshBooks tiene opciones de ambas categorías.

Autoayuda

La mayoría de tus preguntas pueden ser respondidas a través de una simple búsqueda en la base de datos de preguntas frecuentes de FreshBooks. Es fácil de navegar, y la función de búsqueda es muy exhaustiva.

Comunicación

Ah sí, comunicación. Algo que todos parecíamos hacer mucho mejor antes de tener todas estas... herramientas de comunicación.

Si no puedes obtener respuestas de la sección de autoayuda, puedes contactar a FreshBooks por teléfono o correo electrónico.

Y FreshBooks hace algunas afirmaciones bastante audaces con respecto a su soporte telefónico. Dicen que ellos siempre responderán el teléfono dentro de 4 timbrazos.

En caso de que te estés preguntando, sí, lo probé.

Respondieron en…

5 timbrazos.

ESO ES TODO, APAGUENLO TODO, TODOS A MUDARSE A QUICKBOOKS.

En lo que a mí respecta, aceptaré 5 timbrazos de cualquier empresa cualquier día. No puedo pensar en otra empresa que haya respondido con un ser humano tan rápido. Como, nunca.

Conclusión

He estado usando FreshBooks desde el principio de mi negocio. Aunque no he utilizado muchas otras plataformas de facturación, (he _usado_ QuickBooks, no me gustó) tampoco he sentido la necesidad de hacerlo. FreshBooks satisface mis necesidades y mucho más.

La eliminación de PayPal como opción de pago para tus clientes es un contratiempo bastante molesto, pero difícilmente es un factor decisivo.

Si necesitas una nueva plataforma de facturación y contabilidad para tu negocio, te recomiendo encarecidamente que pruebes FreshBooks.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta FreshBooks por mes?

FreshBooks tiene 3 niveles de suscripciones. $15/mes por FreshBooks Lite (hasta 5 clientes), $25/mes por FreshBooks Plus (hasta 50 clientes), y $50/mes por FreshBooks Premium (hasta 500 clientes).

¿Hay una versión gratuita de FreshBooks?

No, ya no. FreshBooks ofrece una prueba gratuita de 30 días, pero deberás pagar mensualmente después de eso.

¿Acepta FreshBooks pagos a través de PayPal?

No. Solían hacerlo, pero ya no. Todos los pagos deben procesarse a través de Stripe o FreshBooks Payments.

¿Es FreshBooks mejor que QuickBooks?

Eso es como comparar manzanas con naranjas. QuickBooks es un sistema contable más completo. Mientras que FreshBooks se centra más en la facturación, el procesamiento de pagos y la contabilidad básica. Elegir uno depende de las necesidades de tu negocio.

¿Cómo regreso a FreshBooks clásico?

No puedes, FreshBooks clásico está muerto. ¡Larga vida al nuevo FreshBooks!

¿FreshBooks tiene un balance general?

Sí, FreshBooks tiene una función de balance general, pero es principalmente solo una plantilla. Para funciones contables más avanzadas, puede que quieras considerar algo como QuickBooks en su lugar.

¿FreshBooks acepta pagos ACH?

FreshBooks no acepta pagos ACH. Todos los pagos deben hacerse mediante tarjeta de crédito.