Revisión de Freshbooks: La Plataforma de Facturación y Contabilidad en la Nube Amigable

Como un nuevo propietario de una pequeña empresa, una de las primeras herramientas en las que invertirás es en un buen software de contabilidad. Enviar facturas profesionales, rastrear tus gastos y procesar pagos es uno de los fundamentos clave del negocio.
Quiero decir, por muy divertido que sea dirigir tu propio negocio, estás en esto por el dinero, ¿verdad?
El software de contabilidad ha avanzado mucho. Tanto que ni siquiera tiene sentido llamarlo software hoy en día.
Todo se hace en línea ahora. Los días de insertar un disco en la antigua unidad de CD-ROM e instalar la última versión de QuickBooks en tu disco duro ya han quedado atrás.
(Ugh, recuerdo esos días. *escalofríos*)

FreshBooks no es diferente. Su plataforma de contabilidad está completamente alojada en línea y es accesible a través de la NUBE. Sin CDs, sin descargas, sin actualizaciones que aplicar. Simplemente inicia sesión.
Es la plataforma de facturación que he utilizado desde el inicio de mi negocio de diseño web. Permíteme decirte por qué.
*NOTA: Todas las capturas de pantalla de FreshBooks en acción son de una cuenta de demostración que creé. ¿Realmente pensaste que revelaría mis finanzas para que todos ustedes las vean?*

Características de FreshBooks

Tablero

Nadie quiere pasar todo el día creando facturas y tecleando números. El Tablero de FreshBooks se asegura de que nunca tengas que hacerlo.
Te ofrece una visión rápida (y hermosa) de la situación financiera de tu negocio tan pronto como inicias sesión. Todo en una página, puedes descubrir:

• Cuánto dinero te deben

• Qué facturas están pendientes y vencidas

• Cuánto dinero has ganado (o perdido) en las últimas semanas, meses e incluso años

• Dónde gasta la mayoría de su dinero tu negocio

• Acceso a informes poderosos y automatizados que te dan una visión aún más profunda (más sobre eso más adelante)
  De nuevo, todo esto se realiza en una página. Es fácil de navegar, y a menudo encontrarás que nunca necesitas ir a otra página para obtener la información que buscas.

Facturación

Una buena plataforma de contabilidad es solo tan buena como sus capacidades de facturación. La facturación es donde FreshBooks comenzó, y lo que atrajo a casi 10 millones de clientes que ahora presumen.
FreshBooks cambió el juego de la facturación. En una época en que la mayoría de las personas seguían lidiando con costosos CD de QuickBooks, FreshBooks presentó una plataforma de facturación innovadora y basada en la nube. Todo a un precio asequible.
Con el FreshBooks rediseñado, dejan claro que no planean desacelerar en el corto plazo. De hecho, FreshBooks puede haber logrado incluso hacer que la facturación sea divertida.
Aquí tienes todas las características que puedes esperar de la plataforma de facturación de FreshBooks:

• Personalización completa de tus facturas

• Recibir pagos con depósitos

• Recibir pagos con tarjetas de crédito

• Personalizar fechas de vencimiento

• Crear descuentos rápidos

• Crear y enviar presupuestos a prospectos

• Procesamiento de pagos en línea

• Cobrar comisiones por pagos atrasados

• Crear facturas recurrentes y recibir pagos automáticamente

• Múltiples monedas en múltiples idiomas

• Portales para clientes de marca blanca

• Enviar recordatorios de pagos atrasados a tus clientes

• Cobrar impuestos sobre las ventas

• Ofrecer crédito a los clientes

• Rastrear pagos fuera de línea

• Enviar correos electrónicos o correo postal

• Circulaciones fiscales automatizadas

• Previsualizaciones de facturas

• Saber cuándo tu cliente ha visto la factura

• Automatización completa de la facturación (extremadamente útil para productos basados en suscripción)
  Mis características favoritas son las que me permiten automatizar mi negocio. Puedo enviar facturas automáticamente, cobrar la tarjeta de crédito de mi cliente y enviarles un recibo.
  Esto es increíblemente útil cuando tienes productos basados en suscripción, como yo.

Procesamiento de pagos

Cuando se trata de recibir pagos de los clientes, FreshBooks tiene varias opciones. Puedes registrar pagos a facturas a través de métodos tradicionales como:

• Cheque

• Transferencia bancaria

• Efectivo

• Débito
  Pero hoy en día, cada negocio quiere recibir pagos a través de tarjetas de crédito. Si estás vendiendo productos en línea, es absolutamente esencial.

FreshBooks Payments

El nuevo FreshBooks ahora incluye su propio procesador de pagos con tarjeta de crédito integrado. FreshBooks se integró con WePay para manejar las transacciones. Las tarifas que cobran son competitivas con los estándares de la industria: 2.9% + $0.30 por transacción para Visa y MasterCard, y 3.5% + $0.30 para American Express.
Recibes tu pago mediante depósito directo en tu cuenta bancaria en 2-5 días hábiles.

Stripe

Tu otra opción es Stripe. Stripe es uno de los procesadores de pagos más populares del mundo, y el que he estado usando desde que comencé mi negocio. No puedo recomendarlo lo suficiente.
Las tarifas que cobran son las mismas que las de FreshBooks Payments. (FreshBooks Payments llegó después de Stripe, así que naturalmente no quisieron cobrar más)
Stripe también te paga mediante depósito directo en 2-5 días hábiles.

FreshBooks Payments vs Stripe (el poder de la automatización)

Pero Stripe hace un mejor trabajo al gestionar suscripciones de clientes y cargar automáticamente su tarjeta de crédito cada mes. Por lo que entiendo, FreshBooks Payments no te permite ingresar manualmente la información de la tarjeta de crédito y facturación de un cliente. Tu cliente tiene que hacerlo a través de su portal en línea.
Personalmente, me gusta tener el control. Stripe FTW.

¿Sin PayPal?

Esta es una gran omisión por parte de FreshBooks.
El nuevo FreshBooks eliminó la opción de recibir pagos de clientes a través de PayPal, lo cual no me impresiona. Si bien no soy fanático de PayPal de ninguna manera, sigue siendo uno de los procesadores de pagos en línea más populares del mundo.
Claramente, FreshBooks quiere que más personas usen su propio procesador de pagos, pero eliminar opciones para tus clientes no es la forma de hacerlo.
Espero que se den cuenta de su error y reintegren la opción de PayPal en el futuro.
Mientras tanto, aún puedes aceptar pagos directamente a través de PayPal, luego registrar manualmente el pago en FreshBooks. No es tan atractivo, pero funciona.

Seguimiento de gastos

Tienes que gastar dinero para ganar dinero. FreshBooks facilita enormemente el seguimiento de tus gastos comerciales al importar automáticamente tus compras desde tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.
Simplemente conecta tus cuentas financieras a FreshBooks y observa la magia suceder.
FreshBooks dice que admiten cuentas de más de 14,000 instituciones financieras, así que hay una muy buena posibilidad de que la tuya esté incluida.
Yo personalmente utilizo la cuenta corriente de Tangerine (usa mi Clave Naranja 40928439S1 para obtener $50 cuando te registres) y la tarjeta de crédito Rewards de Rogers. (sin tarifas de transacciones en el extranjero, lo que la convierte en una opción obvia para un viajero como yo)
Consejo Profesional: Si no lo has hecho ya, abre una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito que se usen solo para tu negocio. Si mezclas los gastos comerciales con los personales en la misma cuenta, FreshBooks no podrá diferenciar entre ambos, y los importará todos. Confía en mí, tener cuentas separadas te ahorrará tanto tiempo durante la temporada de impuestos.

Gestión de proyectos

Tiendo a trabajar solo, solo contratando ocasionalmente contratistas. Pero si tienes un equipo que gestionar y colaborar, las funciones de gestión de proyectos de FreshBooks pueden ser una buena opción para ti.
Te permite:

• Colaborar con clientes, contratistas y empleados

• Compartir imágenes y archivos

• Establecer fechas de vencimiento de proyectos

• Chatear con miembros del equipo

• Mantener toda la información del cliente en un solo lugar (archivos, documentos, obras de arte, finanzas, todo...)
  Todo esto está incluido en tu suscripción. No hay costo adicional. Quizás podrías ahorrarte los $10/mes que gastas con Dropbox y cambiarte a FreshBooks...

Seguimiento de tiempo

Junto con la gestión de proyectos, FreshBooks te ayuda a gestionar tu tiempo (y el de tu equipo).
Dependiendo de tu línea de trabajo, puedes estar facturando a tus clientes por hora. Como tal, tus clientes querrán tener un registro detallado de exactamente cómo estás gastando tu tiempo. El tiempo = dinero, después de todo.
¿Qué incluye la herramienta de gestión del tiempo de FreshBooks?

• Temporizador (duh)

• Hojas de tiempo del equipo

• Desglose claro de cada día

• Seguimiento contra clientes y proyectos

• Facturación automatizada por horas registradas por proyecto

• Gerentes de proyecto

• Rastrear tiempo no facturado
  Rastrea todo tu tiempo dentro de FreshBooks, luego convierte ese tiempo a una factura con un simple clic del botón. O simplemente podrías usarlo como tu rastreador personal de productividad.

Informes contables e impuestos

Esta es una de mis características favoritas de FreshBooks. Con un par de clics, FreshBooks generará informes poderosos que te brindan una visión profunda de tu negocio.
Aquí hay solo una muestra de los tipos de informes que obtienes:

• Ganancia y pérdida por:

  • Trimestre

  • Año

• Resumen de impuestos sobre ventas

• Cuentas por cobrar

• Detalles de facturas de cualquier y todas las facturas jamás emitidas

• Informes de gastos por:

  • Categoría

  • Proveedor

  • Cliente

  • Autor (la persona que compra las cosas)

• Detalles de entradas de tiempo por:

  • Más variedades de las que puedas contar
    Tus datos son una mina de oro. Es más importante que nunca tratarlos como oro y buscarlo. FreshBooks es la herramienta que te ayudará a hacerlo.

Aplicaciones e integraciones

Nuestro mundo moderno está inundado de aplicaciones. Las mejores son las aplicaciones que están diseñadas para comunicarse y colaborar con otras. Afortunadamente, FreshBooks sabe esto y ha construido su plataforma para funcionar bien con otros.
Desde Gmail y Shopify, hasta Zapier y Capsule, FreshBooks se integra con docenas de otras plataformas. CRM, gerentes de productividad, plataformas de comercio electrónico, lo que sea.

Aplicación móvil

Con el lanzamiento del FreshBooks completamente nuevo, también vino el lanzamiento de una nueva aplicación móvil.
La aplicación móvil ha mejorado enormemente. Casi cualquier cosa que puedas hacer en la versión de escritorio también se puede hacer en la aplicación móvil. Crear y enviar facturas, registrar pagos, rastrear e importar gastos, gestionar proyectos y controlar tu tiempo.
Por lo que puedo ver, la única cosa que no puedes usar es la función de Reportes. Teniendo en cuenta cuán poco necesitarías realmente generar informes sobre la marcha, esto no es un gran obstáculo.
La aplicación está disponible tanto para iOS como para Android. Aún no hay noticias sobre una versión para Windows, pero, honestamente, ¿a quién le importa?

Precios de FreshBooks

FreshBooks solía tener una versión gratuita que solo te permitía facturar a unos 5 clientes, pero parece que la han eliminado con el lanzamiento del nuevo FreshBooks. Ahora, ofrecen una prueba gratuita de 30 días de la versión Plus.
Honestamente, nunca usé la versión gratuita. Fui directamente al modelo de pago. Vale mucho la pena.
FreshBooks tiene tres planes de precios para elegir. La diferencia en los planes simplemente se reduce a cuántos clientes tienes:

1. FreshBooks Lite: $15/mes (Facturar hasta 5 clientes)

2. FreshBooks Plus: $25/mes (Facturar hasta 50 clientes)

3. FreshBooks Premium: $50/mes (Facturar hasta 500 clientes)
   Este precio está en línea con el resto de la industria. Su mayor competidor, QuickBooks, cobra $27/mes por su plan 'Plus'. Personalmente creo que es un producto inferior.

Soporte

A veces te vas a sentir atascado. Y cuando lo estés, querrás ayuda. Rápido.
Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen una variedad de soluciones que se dividen en dos categorías:

• Auto-servicio (a través de Preguntas Frecuentes, Bases de Conocimiento y Tutoriales)

• Comunicación (a través de teléfono, correo electrónico, texto y chat)
  FreshBooks tiene opciones de ambas categorías.

Auto-servicio

La mayoría de tus preguntas pueden ser respondidas a través de una simple búsqueda en la base de datos de Preguntas Frecuentes de FreshBooks. Es fácil de navegar y la función de búsqueda es muy exhaustiva.

Comunicación

Ah sí, comunicación. Algo que todos parecíamos hacer mucho mejor antes de tener todas estas… herramientas de comunicación.
Si no parece que obtengas respuestas de la sección de ayuda, puedes contactar a FreshBooks por teléfono o correo electrónico.
Y FreshBooks hace algunas afirmaciones bastante atrevidas en lo que respecta a su soporte telefónico. Dicen que siempre responderán el teléfono en 4 timbres.
En caso de que te lo preguntes, sí, lo probé.
Respondieron en…
5 timbres.
ESO ES TODO CIERRENLO TODO EL MUNDO MUEVANSE A QUICKBOOKS.
En lo que a mí respecta, tomaré 5 timbres de cualquier empresa en cualquier día. No puedo pensar en otra empresa que haya respondido con una persona real tan rápido. Como, jamás.

Conclusión

He estado usando FreshBooks desde el principio de mi negocio. Aunque no he utilizado muchas otras plataformas de facturación, (he usado QuickBooks, no me gustó) tampoco he sentido la necesidad de hacerlo. FreshBooks satisface mis necesidades y algunas más.
La eliminación de PayPal como opción de pago para tus clientes es un retroceso bastante molesto, pero no es un gran obstáculo.
Si necesitas una nueva plataforma de facturación y contabilidad para tu negocio, te recomiendo encarecidamente que le des una oportunidad a FreshBooks.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta FreshBooks por mes?

FreshBooks tiene 3 niveles de suscripción. $15/mes para FreshBooks Lite (hasta 5 clientes), $25/mes para FreshBooks Plus (hasta 50 clientes) y $50/mes para FreshBooks Premium (hasta 500 clientes).

¿Hay una versión gratuita de FreshBooks?

No, ya no. FreshBooks ofrece una prueba gratuita de 30 días, pero necesitarás pagar mensualmente después de eso.

¿Acepta FreshBooks pagos de PayPal?

No. Solían hacerlo, pero ya no. Todos los pagos deben procesarse a través de Stripe o FreshBooks Payments.

¿Es FreshBooks mejor que QuickBooks?

Eso es como comparar manzanas con naranjas. QuickBooks es un sistema de contabilidad más completo. Mientras que FreshBooks está más enfocado en facturación, procesamiento de pagos y contabilidad básica. La elección de uno depende de cuáles sean las necesidades de tu negocio.

¿Cómo puedo volver a FreshBooks clásico?

No puedes, FreshBooks clásico está muerto. ¡Todo el mundo aplauda al nuevo FreshBooks!

¿FreshBooks tiene un balance general?

Sí, FreshBooks tiene una función de balance general, pero es principalmente solo una plantilla. Para funciones contables más avanzadas, es posible que desees considerar algo como QuickBooks en su lugar.

¿FreshBooks acepta pagos ACH?

FreshBooks no acepta pagos ACH. Todos los pagos deben realizarse a través de tarjeta de crédito.