Reseña de Freshbooks: La Adorable Plataforma de Facturación y Contabilidad en la Nube

Como nuevo propietario de una pequeña empresa, una de las primeras herramientas en las que invertirá es un buen software de contabilidad. Enviar facturas profesionales, rastrear sus gastos y procesar pagos es uno de los fundamentos básicos del negocio.
Quiero decir, por muy divertido que sea dirigir su propio negocio, está en esto por el dinero, ¿verdad?
El software de contabilidad ha avanzado mucho. Tanto que ya ni siquiera tiene sentido llamarlo software.
Ahora todo se hace en línea. Los días de deslizar un disco en la vieja unidad de CD-ROM e instalar la última versión de QuickBooks en su disco duro han quedado atrás.
(Ugh, recuerdo esos días. *escalofríos*)

FreshBooks no es diferente. Su plataforma de contabilidad está completamente alojada en línea y es accesible a través de la NUBE. Sin CDs, sin descargas, sin actualizaciones que enviar. Simplemente inicie sesión.
Es la plataforma de facturación que he utilizado desde el comienzo de mi negocio de diseño web. Permítame contarle por qué.
*NOTA: Todas las capturas de pantalla de FreshBooks en acción son de una cuenta de demostración que creé. ¿Realmente pensó que revelaría mis finanzas para que todos las vieran?*

Características de FreshBooks

Tablero

Nadie quiere pasar todo el día creando facturas e ingresando números. El Tablero de FreshBooks se asegura de que nunca tenga que hacer eso.
Ofrece una visión rápida (y hermosa) de la situación financiera de su negocio tan pronto como inicie sesión. Todo en una página, puede averiguar:

• Cuánto dinero le deben

• Qué facturas están pendientes y vencidas

• Cuánto dinero ha ganado (o perdido) en las últimas semanas, meses e incluso años

• Dónde gasta la mayor parte de su dinero su negocio

• Acceso a informes potentes y automatizados que le brindan una visión aún más profunda (más sobre eso más adelante)
  Nuevamente, todo esto se hace en una sola página. Es fácil de navegar, y a menudo encontrará que nunca necesita ir a otra página para obtener la información que busca.

Facturación

Una buena plataforma de contabilidad es tan buena como sus capacidades de facturación. La facturación es donde FreshBooks comenzó, y lo que atrajo a los casi 10 millones de clientes que ahora tienen.
FreshBooks cambió el juego de la facturación. En un momento en que la mayoría de las personas todavía estaban lidiando con los CDs de QuickBooks sobrevalorados, FreshBooks introdujo una plataforma de facturación innovadora basada en la nube. Todo a un precio asequible.
Con el recién rediseñado FreshBooks, dejan claro que no planean desacelerar en ningún momento. De hecho, FreshBooks puede haber logrado incluso hacer que la facturación sea divertida.
Aquí están todas las características que puede esperar obtener de la plataforma de facturación de FreshBooks:

• Personalización completa de sus facturas

• Recibir pagos con depósitos

• Recibir pagos con tarjetas de crédito

• Personalización de fechas de vencimiento

• Crear descuentos rápidos

• Crear y enviar estimaciones a prospectos

• Procesamiento de pagos en línea

• Cobrar cargos por pagos atrasados

• Crear facturas recurrentes y recibir pagos automáticamente

• Múltiples monedas en múltiples idiomas

• Portales de clientes de marca blanca

• Enviar recordatorios de pago atrasado a sus clientes

• Cobrar impuestos sobre las ventas

• Ofrecer crédito a clientes

• Rastrear pagos fuera de línea

• Enviar correos electrónicos o correo postal

• Circulaciones fiscales automatizadas

• Vistas previas de facturas

• Saber cuándo su cliente ha visto la factura

• Automatización completa de facturación (extremadamente útil para productos basados en suscripción)
  Mis características favoritas son las que me permiten automatizar mi negocio. Puedo automáticamente enviar facturas, cargar la tarjeta de crédito de mi cliente y enviarles un recibo.
  Esto es increíblemente útil cuando tiene productos basados en suscripción, como yo.

Procesamiento de pagos

Cuando se trata de recibir pagos de clientes, FreshBooks tiene varias opciones. Puede registrar pagos a facturas mediante métodos tradicionales como:

• Cheque

• Transferencia bancaria

• Efectivo

• Débito
  Pero hoy en día, todos los negocios quieren recibir pagos mediante tarjeta de crédito. Si está vendiendo productos en línea, es absolutamente esencial.

Pagos de FreshBooks

El nuevo FreshBooks ahora incluye su propio procesador de pagos con tarjeta de crédito integrado. FreshBooks se integró con WePay para manejar las transacciones. Las tarifas que cobran son competitivas con los estándares de la industria: 2.9% + $0.30 por transacción para Visa y MasterCard, y 3.5% + $0.30 para American Express.
Recibe pagos mediante depósito directo a su cuenta bancaria en 2-5 días hábiles.

Stripe

Su otra opción es Stripe. Stripe es uno de los procesadores de pagos más populares del mundo, y el que he estado usando desde que comencé mi negocio. No puedo recomendarlo lo suficiente.
Las tarifas que cobran son las mismas que los Pagos de FreshBooks. (Los Pagos de FreshBooks vinieron después de Stripe, por lo que naturalmente no querían cobrar más)
Stripe también le paga mediante depósito directo en 2-5 días hábiles.

Pagos de FreshBooks vs Stripe (el poder de la automatización)

Pero Stripe hace un mejor trabajo al gestionar suscripciones de clientes y cargar automáticamente su tarjeta de crédito cada mes. Por lo que entiendo, los Pagos de FreshBooks no le permiten ingresar manualmente la tarjeta de crédito y la información de facturación de un cliente usted mismo. Su cliente tiene que hacerlo a través de su portal en línea.
Personalmente, me gusta tener el control. Stripe FTW.

¿No hay PayPal?

Esto es un gran descuido por parte de FreshBooks.
El nuevo FreshBooks eliminó la opción de recibir pagos de clientes a través de PayPal, lo cual no me impresiona. Aunque no soy fanático de PayPal de ninguna manera, sigue siendo uno de los procesadores de pagos en línea más populares del mundo.
Claramente, FreshBooks quiere que más personas usen su propio procesador de pagos, pero eliminar opciones para sus clientes no es la manera de hacerlo.
Espero que se den cuenta de su error y traigan de vuelta la integración de PayPal en el futuro.
Mientras tanto, todavía puede aceptar pagos directamente a través de PayPal y luego registrar manualmente el pago en FreshBooks. No es tan atractivo, pero funciona.

Seguimiento de gastos

Tiene que gastar dinero para ganar dinero. FreshBooks hace que sea muy fácil llevar un registro de los gastos de su negocio importando automáticamente sus compras desde sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito.
Simplemente conecte sus cuentas financieras a FreshBooks y observe cómo sucede la magia.
FreshBooks dice que admiten cuentas de más de 14,000 instituciones financieras, por lo que hay una muy buena posibilidad de que la suya esté incluida.
Personalmente uso la cuenta de cheques de Tangerine (use mi Orange Key 40928439S1 para obtener $50 cuando se registre) y la tarjeta de crédito Rewards de Rogers. (sin tarifas de transacción extranjera lo hace una elección obvia para un viajero como yo)
Consejo profesional: Si aún no lo ha hecho, abra una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito para usar solo para su negocio. Si mezcla los gastos del negocio con los personales en la misma cuenta, FreshBooks no podrá distinguir la diferencia y lo importará todo. Créame, tener cuentas separadas le ahorrará mucho tiempo cuando llegue la temporada de impuestos.

Gestión de proyectos

Tiendo a trabajar solo, solo ocasionalmente contratando contratistas. Pero si tiene un equipo para gestionar y colaborar, las características de gestión de proyectos de FreshBooks pueden ser una buena opción para usted.
Le permite:

• Colaborar con clientes, contratistas y empleados

• Compartir imágenes y archivos

• Establecer fechas de vencimiento de proyectos

• Chatear con miembros del equipo

• Mantener la información del cliente en un solo lugar (archivos, documentos, obras de arte, finanzas, todo…)
  Todo esto está incluido en su suscripción. No hay costo adicional. Quizás podría ahorrarse los $10/mes que gasta con Dropbox y cambiar a FreshBooks…

Seguimiento de tiempo

Junto con la gestión de proyectos, FreshBooks le ayuda a gestionar su tiempo (y el de su equipo).
Dependiendo de su línea de trabajo, puede estar facturando a sus clientes por hora. Como tal, sus clientes querrán tener un informe detallado de exactamente cómo está gastando su tiempo. El tiempo = dinero, después de todo.
¿Qué incluye la herramienta de gestión de tiempo de FreshBooks?

• Temporizador (duh)

• Hojas de tiempo del equipo

• Desgloses claros de cada día

• Seguimiento contra clientes y proyectos

• Facturación automatizada por horas rastreadas por proyecto

• Gestores de proyectos

• Rastrear tiempo no facturado
  Rastrear todo su tiempo dentro de FreshBooks, luego convertir ese tiempo en una factura con un simple clic del botón. O simplemente podría usarlo como su rastreador de productividad personal.

Informes contables e impuestos

Esta es una de mis características favoritas de FreshBooks. Con un par de clics, FreshBooks generará informes potentes que le brindan una visión profunda de su negocio.
Aquí hay solo una muestra de los tipos de informes que obtiene:

• Ganancias y pérdidas por:

  • Trimestre

  • Año

• Resúmenes de impuestos sobre las ventas

• Envejecimiento de cuentas

• Detalles de facturas para cualquier y todas las facturas

• Informes de gastos por:

  • Categoría

  • Proveedor

  • Cliente

  • Autor (la persona que compra las cosas)

• Detalles de entrada de tiempo por:

  • Más variedades de las que puede contar
    Sus datos son una mina de oro. Es más importante que nunca tratarlos como oro y buscarlos. FreshBooks es la herramienta que le ayudará a hacer eso.

Aplicaciones e integraciones

Nuestro mundo moderno está inundado de aplicaciones. Las mejores son las aplicaciones que están diseñadas para comunicarse y colaborar con otras. Afortunadamente, FreshBooks sabe esto y ha construido su plataforma para jugar bien con otras.
Desde Gmail y Shopify, hasta Zapier y Capsule, FreshBooks se integra con docenas de otras plataformas. CRM’s, gestores de productividad, plataformas de comercio electrónico, lo que sea.

Aplicación móvil

Con el lanzamiento del completamente nuevo FreshBooks vino el lanzamiento de una aplicación móvil completamente nueva también.
La aplicación móvil ha mejorado enormemente. Casi todo lo que puede hacer en la versión de escritorio también se puede hacer en la aplicación móvil. Crear y enviar facturas, registrar pagos, rastrear e importar gastos, gestionar proyectos y rastrear su tiempo.
Por lo que puedo decir, lo único que no puede usar es la función de Informes. Considerando lo poco que realmente necesitaría generar informes sobre la marcha, esto no es un gran inconveniente.
La aplicación está disponible tanto para iOS como para Android. Aún no hay noticias sobre una versión para Windows pero, honestamente, ¿a quién le importa?

Precios de FreshBooks

FreshBooks solía tener una versión gratuita que solo le permitía facturar a unos 5 clientes, pero parece que la han eliminado con el lanzamiento del nuevo FreshBooks. Ahora, ofrecen una prueba gratuita de 30 días de la versión Plus.
Honestamente, nunca usé la versión gratuita. Fui directamente al modelo de pago. Vale la pena.
FreshBooks tiene tres planes de precios para elegir. La diferencia en los planes simplemente se reduce a cuántos clientes tiene:

1. FreshBooks Lite: $15/mes (Facture hasta 5 clientes)

2. FreshBooks Plus: $25/mes (Facture hasta 50 clientes)

3. FreshBooks Premium: $50/mes (Facture hasta 500 clientes)
   Este precio está en línea con el resto de la industria. Su mayor competidor, QuickBooks, cobra $27/mes por su plan “Plus”. Personalmente, creo que es un producto inferior.

Soporte

A veces se quedará atascado. Y cuando lo haga, querrá ayuda. Rápido.
Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen una variedad de soluciones que se dividen en dos categorías:

• Autoservicio (a través de FAQ’s, Bases de conocimiento y Tutoriales)

• Comunicación (a través de teléfono, correo electrónico, texto y chat)
  FreshBooks tiene opciones de ambas categorías.

Autoservicio

La mayoría de sus preguntas pueden ser respondidas a través de una simple búsqueda en la base de datos de FAQ’s de FreshBooks. Es fácil de navegar y la función de búsqueda es muy exhaustiva.

Comunicación

Ah sí, la comunicación. Algo que todos parecíamos hacer mucho mejor antes de tener todas estas… herramientas de comunicación.
Si no puede obtener respuestas de la sección de autoayuda, puede contactar a FreshBooks por teléfono o correo electrónico.
Y FreshBooks hace algunas afirmaciones bastante audaces con respecto a su soporte telefónico. Dicen que siempre responderán el teléfono dentro de 4 timbres.
En caso de que se lo pregunte, sí, lo probé.
Respondieron en…
5 timbres.
ESO ES TODO CIÉRRENLO TODOS MUÉVANSE A QUICKBOOKS.
En lo que a mí respecta, aceptaré 5 timbres de cualquier empresa cualquier día. No puedo pensar en otra empresa que haya respondido con un ser humano tan rápido. Como, nunca.

Conclusión

He estado usando FreshBooks desde el principio de mi negocio. Aunque no he usado muchas otras plataformas de facturación, (he usado QuickBooks, no me gustó) tampoco he sentido la necesidad de hacerlo. FreshBooks satisface mis necesidades y algo más.
La eliminación de PayPal como opción de pago para sus clientes es un inconveniente bastante molesto, pero difícilmente un factor decisivo.
Si necesita una nueva plataforma de facturación y contabilidad para su negocio, le recomiendo encarecidamente que pruebe FreshBooks.

FAQ’s

¿Cuánto cuesta FreshBooks por mes?

FreshBooks tiene 3 niveles de suscripciones. $15/mes para FreshBooks Lite (hasta 5 clientes), $25/mes para FreshBooks Plus (hasta 50 clientes), y $50/mes para FreshBooks Premium (hasta 500 clientes).

¿Hay una versión gratuita de FreshBooks?

No, ya no. FreshBooks ofrece una prueba gratuita de 30 días, pero deberá pagar mensualmente después de eso.

¿Acepta FreshBooks pagos de PayPal?

No. Solían hacerlo, pero ya no. Todos los pagos deben procesarse a través de Stripe o Pagos de FreshBooks.

¿Es FreshBooks mejor que QuickBooks?

Eso es como comparar manzanas con naranjas. QuickBooks es un sistema de contabilidad más completo. Mientras que FreshBooks está más enfocado en la facturación, el procesamiento de pagos y la contabilidad básica. Elegir uno depende de las necesidades de su negocio.

¿Cómo cambio de nuevo a FreshBooks clásico?

No puede, FreshBooks clásico está muerto. ¡Larga vida al nuevo FreshBooks!

¿Tiene FreshBooks un balance general?

Sí, FreshBooks tiene una función de balance general, pero es principalmente solo una plantilla. Para funciones contables más avanzadas, puede considerar algo como QuickBooks.

¿Acepta FreshBooks pagos ACH?

FreshBooks no acepta pagos ACH. Todos los pagos deben realizarse mediante tarjeta de crédito.